8 indspark til din eventplanlægning

Vi har samlet fremtidens nyeste trends og tendenser indenfor events til dig her – så du hurtigt kan få overblik over hvad der rør sig indenfor eventplanlægning.
Præsentationen tager udgangspunkt i EventMB’s årlige Trend Rapport (2019). En objektiv brancherapport, baseret på evalueringer fra 350 forskellige events samt interviews med 150 eventplanlæggere. Enkelte trends bærer præg af, at det er en amerikansk rapport, henvendt til større events med f.eks. billetsalg. Mange af tendenserne kan dog sagtens overføres til både større og mindre, og i særdeleshed faglige events, i DK.

Med tilladelse fra Julian Solaris fra EventManagerBlog deler vi en dansk version af EventMB’s årlige Trend Rapport (2019). En objektiv brancherapport, baseret på evalueringer fra 350 forskellige events samt interviews med 150 eventplanlæggere.

mere inspiration til eventplanlægningen?

Hvis du gerne vil modtage relevant information omkring events og eventplanlægning, så skriv dig op her – så vil du modtage inspiration fra kiwibirds. (Vi lover ikke at spamme dig med nyhedsbreve! Men sender i stedet løbende ud, når vi f.eks. opsnuser nye interessante rapporter eller udvikler e-guides med gode råd og inspiration til eventplanlægningen.)

transformativt fokus for faglige events

2018 var året, hvor events havde fokus på at skabe oplevelser. I 2019 sætter vi barren lidt højere og fokuserer på at skabe oplevelser – der huskes!
”Transformative events” (direkte oversat omdannende eller forandrende events) bliver det gennemgående tema for 2019 og henvender sig i særlig høj grad til de mere faglige events.
Vi er hos kiwibirds altid på jagt efter ny inspiration. Og holder derfor konstant øje med, hvad der rører sig på eventscenen i både ind- og udland. Og det er ikke så lidt endda!

Eventindustrien er nemlig i rivende udvikling takket være et øget fokus på og en anerkendelse af eventmarkedsføringens styrker. Det fysiske møde har i flere tilfælde overhalet de traditionelle reklamemedier. Eventmarkedsføring er nu marketingsafdelingens tungeste skyts, når det handler om at opnå brand-engagement hos forbrugerne.

”PWC reports that 65% of consumers signal that a positive experience with a brand is more valuable than great advertising.” PWC

Selv har vi de seneste år mærket en forandring i deltagernes behov og forventninger, som har udfordret vores måde at tænke indhold og program-flow på. Særligt ved de faglige events. Deltagere anno 2019 vil på forhånd vide, hvad de går ind til og hvad de får med fra eventen. De vil have relevante informationer serveret uden at skulle lede efter dem. Også ‘chill-zoner’ ved faglige møder været en stor succes for vores kunder.

Vi håber, at du med denne introduktion har fået lyst til at læse med og få inspiration til, hvordan fremtidens transformative events kan udformes.
Vi tager også gerne en uforpligtende snak med dig og dit team, hvor vi kan inspirere jer til, hvordan I kan tænke de enkelte trends ind i jeres eventplanlægning.

God fornøjelse!

En event foregår ofte over kort tid og nogle gange kun nogle få timer. Derfor er det vigtigt, at deltagerne ikke skal bruge en evighed på at lede efter relevante informationer, som f.eks. hvornår der er pause, hvor man kan parkere eller hvad tid hovedtaleren går på.

ny teknologi

Der findes mange forskellige teknologier og værktøjer, der netop har fokus på at levere relevant information uden nogen påkrævet handling fra deltageren. Bl.a. RFID (automatisk identificering), NFC (trådløs netværkskommunikation over korte afstande), Beacon (små enheder, der udsender et BTH-signal, som smartphones kan opfange) og Chatbots.

Men faktisk behøver man ikke at være helt så langt fremme teknologisk, førend man kan tage denne trend til sig. Vi arbejder allerede tæt sammen med leverandører af mobile sites og push-beskeder, der kan give vores deltagere præcis den information, de har brug for – når de har brug for den.

Som da vi til Deloittes Partnermøde i efteråret 2018 sendte push-beskeder ud på sms omkring f.eks. programændringer og busafgange – udelukkende til de deltagere oplysningerne var relevante for.

Det er content-delen, der driver eventen mere end nogensinde før. Events, der investerer i og prioriterer ‘content design’, har derfor størst potentiale for at levere succesfulde resultater.

eventfortælling

Hvis du vil have folk til at investere deres tid og penge i dit event, er det vigtigt at tydeliggøre, hvordan deres deltagelse vil ‘gavne’ dem. Vil de blive klogere på et særligt område, vil de blive underholdt eller vil de skabe nyt netværk?

Deltagerne skal forud for eventen, klart kunne forestille sig de stadier af forandring, de vil komme til at opleve. Her kan storytelling være et effektivt redskab. Eventens fortælling skal have en start, en midte og en slutning, så deltagerne ved, hvad de ‘skal igennem’. Samtidig er fortællingen limen, der binder eventen sammen og underbygger jeres valg i alt fra look & feel på invitation, til opbygning af kampagnesitet, valg af venue og udformning af selve programmet.

Et stigende fokus på at skabe opsigtsvækkende og anderledes scene set-ups gør, at man af og til glemmer at tage hensyn til speakernes behov og komfort. Måske ser højstole fantastiske ud som en del af det samlede scene-design, men det fungerer bare rigtig dårligt til pencilskirts eller lave personer. Det kan virke som en lille detalje, men det kan have enorm stor indflydelse på speakerens performance og dermed deltagernes samlede oplevelse.

brief din speaker

Husk altid på forhånd at briefe speakere, eller andre der skal på scenen, omkring set-up og møblement. På den måde har de har mulighed for at forberede sig bedre, samt klæde sig passende på. Det kan også være en god idé at placere dækkende elementer, som f.eks. kuber, blomster eller lave borde, strategisk på scenen, for at skærme af og give speakerne lidt ”beskyttelse”.

JOMO – The Joy Of Missing Out – er begyndt at vinde indpas i vores liv, og det har selvfølgelig også påvirket den corporate verden, vores events er en del af.

Alle har brug for et break af og til, og derfor gør man som eventplanlægger klogt i at indtænke særlige områder, hvor ens deltagere kan gå hen og koble fra. Et område hvor de kan slippe væk fra oplevelses- og informationsstrømmen og bearbejde indtrykkene fra eventens program i ro og mag.

offline pauser indbygget i dit event

Det kan enten implementeres som programlagte offline-pauser med tid til at reflektere, f.eks. i mindre grupper. Eller som et loungeområde, man kan besøge når som helst, man har brug for at oplade de mentale batterier. Gå måske så langt som til at få facilitatoren til at opfordre deltagerne til ikke at tjekke mails i pauserne, men i stedet koble lidt fra.

På Deloittes partnermøder er der altid et skarpt program. Netop derfor sørger vi altid for at have fysiske aktiviteter til rådighed i pauserne, f.eks. basket kurv og minigolf, samt et område med sofaer, magasiner, mobilopladere og mulighed for at tage en kop kaffe.

Fysisk sikkerhed har været en naturlig og obligatorisk del af eventplanlægningen i mange år. Men i takt med at den digitale udvikling også er blevet en stor del af eventindustrien, er der kommet en ny og mindre synlig sikkerhedsrisiko, som man ofte kan komme til at glemme. Fra at have styr på registrering af deltagere og bemanding ved indgangen, skal vi nu også sørge for at sikre alle vores digitale systemer mod hacking, så ingen personfølsomme data spredes og misbruges.

nye tider

Digital sikkerhed er i dag en ligeså vigtig del af event-planlægningen som den traditionelle sikkerhed. I disse GDPR-tider er vi ret sikre på, at det er noget, som alle virksomheder allerede er opmærksomme på. Men sørg alligevel altid for at både venue, eventbureau og jeres medarbejdere har den digitale sikkerhed for øje.

Et godt råd er at sikkerhedstjekke leverandører på alt fra teknik, lokaler, content, etc. Men husk også at være opmærksom på detaljer som WIFI-netværk, skærme der står uden opsyn i pauser, USB-nøgler, der deles præsentationer fra, jeres medarbejderes brug af sociale medier og selvfølgelig deltagerlister med personfølsomme data i forbindelse med bordplaner, hotelovernatninger, mm.

Fysiske events er et oplagt sted at aktivere jeres partnerskaber eller sponsorer aktivt – og det behøver ikke handle om kroner og øre.

Tænk over om I har nogle samarbejdspartnere eller kunder, som ville kunne bidrage med content til jeres kommende event. Det kunne f.eks. være en kundecase som oplæg under det faglige program, eller måske I har en samarbejdsrelation, hvis produkter ville kunne inddrages som aktivitet i en pause?

vores kunder gør det allerede

Vi har tidligere haft kunder, som har haft stor glæde af deres partnerskabers kompetencer, som da vi hjalp Nestlé med deres digitale konference og både Google og Facebook bød ind med digital content og underholdning.

Eller da Deloitte på deres partnermøde fik besøg af egen Innovation Lab afdeling under en break-out session med fokus på Virtual Reality. Det kan også være aktiviteter til pausen, som da en samarbejdspartner til BMW stillede op med en fjernstyret racerbilbane til et internt kick off.

Mange tænker, at det at kunne melde ‘hurtigt udsolgt’ til ens event, er ensbetydende med en sikker succes. Men sådan hænger det ikke altid sammen.

Inden for billetsalg til koncerter er et nyt koncept begyndt at vinde frem – The Verified Fan platform. Her gælder det ikke om at få først udsolgt, men derimod om at sikre sig, at det er de rigtige og mest engagerede fans, der kommer med til koncerten. En win-win løsning både for eventarrangør og deltager og en trend, som nemt kan videreføres til den faglige events tilmeldingsproces.

kvalitet fremfor kvantitet

Det er nemlig ikke altid dem, der er hurtigst til at tilmelde sig, som også er de bedste deltagere for dit event. Det handler derfor om at finde en måde hvorpå, man sikrer sig, at det er ‘de rette’ deltagere, med den rigtige profil, engagement og beslutningskraft, der kommer med. Og ikke ‘bare’ dem, der tilmelder sig hurtigst.

En måde at styre dette på er ved at starte med at invitere A-listen, fremfor at sende invitationer ud til alle på en gang. På den måde sikrer man, at en person fra B-listen ikke spærrer en plads for en potentiel key-stakeholder. Det kan umiddelbart lyde lidt hårdt, men det er nu engang vigtigt, at eventinvesteringen rammer de rigtige deltagere.

Som vi nævnte indledende, er eventindustrien lige nu i rivende udvikling. Marketingafdelingerne er for alvor begyndt at tage eventmarkedsføring alvorligt, og har (endelig) fået øjnene op for, at det fysiske møde kan noget helt særligt. For selvom ‘kontaktprisen’ ved events er høj, så er det også tydeligt, at fysiske events er noget, der virkelig kan påvirke både medarbejdere, kunder og forbrugere og skabe større brand-engagement.

Det betyder, at flere og flere er begyndt at prioritere events, som kundeseminarer eller produkt-lanceringer, over f.eks. avisannoncer, bannerreklamer eller TV spots.

events er det nye sort

Events et enestående redskab, da man i det fysiske møde opnår fuld opmærksomhed fra målgruppen. Events har mange flere muligheder for at formidle ens brand via oplevelser. Er du nysgerrig på, hvordan din virksomhed bedst muligt går fra traditionel annoncering til levende eventmarkedsføring, så hold dig ikke tilbage fra at give os et kald.

15 års erfaring som ’live experience strateger’ gør, at vi kender alt til dynamikken i det fysiske møde. Vi har stort kendskab til forskellige kundesegmenter og ved præcis, hvordan oplevelser bedst omdannes til effektiv brandmarkedsføring.

kaffe med kiwibirds?

Vi håber, at du fandt event trends’ene for 2019 interessante, og at du måske kan tænke nogle af dem ind i dine kommende events. Tag fat i os, hvis du har fået lyst til at høre mere om, hvad du kan gøre for at optimere på jeres faglige events.

Kontakt os på info@kiwibirds.dk
Eller ring på +45 20102022